Orignal passe à la semaine de 4 jours / 32h

Alors, ce test de la semaine de 4 jours ?

Souvenez-vous, le lundi 4 avril 2022, nous avons lancé notre expérimentation de la semaine de 4 jours sur 32h (avec maintien de salaire). Force est de constater que le sujet fait parler, puisque nous avons eu beaucoup de retours ~~de jaloux~~ de curieux, quelques sceptiques, des encouragements, des sollicitations médias… Le test de 2 mois s’est finalement transformé en 3 mois, avec un premier bilan le 28 juin. Et pour ne pas laisser traîner un suspense insoutenable, nous avons décidé de poursuivre l’expérimentation jusqu’à la fin de l’année 2022 ! Histoire d’avoir un peu plus de recul, aller jusqu’au bilan comptable et nous laisser le temps d’améliorer encore notre organisation, avant de nous décider définitivement.

Après un premier article sur le pourquoi et comment, nous revenons avec ce second article pour vous partager notre retour d’expérience sur les premiers mois de mise en place, les bénéfices que nous ressentons et les points de vigilance que nous avons relevés.

C’est partiiii !

Les premières semaines ont été épiques, teintées de grippes, de vacances scolaires et autre Lundi de Pâques… Donc, quand on nous posait la question (très fréquente) : “Alors, comment ça se passe la semaine de 4 jours ?”, il était difficile de faire un constat objectif au vu du rythme hachuré que nous n’avions pas anticipé.

Puis, nous avons enchaîné “dans le dur”, avec une période très chargée au niveau des plannings, avec des semaines entrecoupées de jours fériés et jours de vacances pour une partie de l’équipe. Cette fois, à la question (toujours très fréquente) “Alors, comment ça se passe la semaine de 4 jours ?”, nous avions pour habitude de répondre que “ Oh ben, la semaine de 4 jours ça le fait, mais la semaine de 3 jours, c’est compliqué !” 😉

Bref, nous avons eu la chance sur cette période d’être confrontés à la réalité de cette nouvelle organisation, dans une période représentative d’un rythme soutenu, qui ne laisse pas d’autre choix que de s’adapter, de s’améliorer dans les process pour continuer à répondre aux projets clients.

Agilité, vous avez dit agilité ?

Les semaines passent alors très vite ! Sans tout remettre en question, il a fallu adapter notre organisation et beaucoup communiquer entre nous pour garder la fluidité des dossiers. Les premières semaines, nous étions clairement en période de rodage. On faisait un point tous les lundis matin au début, puis toutes les 2/3 semaines. L’idée était de débriefer la semaine passée et les « couacs » rencontrés. Pour ne pas laisser de dysfonctionnement sans réponse. On a cherché des solutions en continu pour nous améliorer. Gagner en fluidité. Par exemple, quand on s’est rendu compte que Joris disait “Bon week-end !” à la moitié de l’équipe le mercredi soir, l’alarme sur la passation de dossier s’est allumée. Nous avons revu nos timings pour les points de passation et créé sur notre messagerie interne un canal de discussion dédié. Idem sur les briefs, créatifs notamment. En étant en open space, beaucoup se faisaient à l’oral. Nous avons décidé là aussi de formaliser un peu plus à l’écrit, tout en restant light dans le process. Notre idée étant de favoriser l’échange oral quand nous sommes sur place, mais d’avoir une trace écrite quand notre binôme est en télétravail ou lorsque l’un des membres de l’équipe-projet est en jour Off. Pour ne pas bloquer le projet. Cette réflexion va de paire avec le mode de travail hybride, entre agence et télétravail.

De manière générale, pour optimiser notre temps, nous avions (et avons toujours) la volonté d’améliorer l’organisation de nos journées, en déterminant plus en amont les plannings de production, en anticipant la remise des briefs, pour éviter de le faire au compte “goutte”, avec des risques de “goulots d’étranglement” à certains moments. De la même manière, nous avons décidé de revoir le format des “points créatifs”. Un peu comme pour les briefs, l’idée est de réduire leur timing, formaliser un peu plus avec une conclusion claire et partagée sur le “to do” pour avancer.

On a aussi appris « à nous passer les uns des autres ». On a pour habitude de travailler en équipe et on souhaite bien sûr le conserver quand ça nous semble essentiel pour la qualité de notre prestation, mais pour les réunions par exemple, on est obligés de faire des choix, de davantage nous répartir. Et c’est plutôt une bonne chose ! La question de la “réunionite aigüe” n’est pas nouvelle, et si on se penche sur cette question, on gagne facilement plusieurs heures de production dans le mois. Donc, pour organiser une réunion, qu’elle soit client ou interne, on se force un peu plus à poser les bases : Est-ce qu’elle est indispensable en présentiel ou possible en visio ? Quel timing (et cadrer) ? Qui de l’agence doit être présent ?… Cela paraît basique dit comme ça, mais c’est hyper important et on s’est bien améliorés sur ce point. On a encore une marge de progression, notamment sur notre réunion du lundi matin 😉

On fait quoi pendant nos jours off ?

Tout d’abord, nous avons choisi de garder l’agence ouverte les 5 jours de la semaine, avec la liberté de choisir son jour off. Tout le monde n’a pas opté pour le même jour (auquel cas cela poserait la question de la fermeture ou de tourner par binôme). Tout le monde travaille le lundi et le mardi, et les jours off sont posés le mercredi, jeudi et vendredi.
Et qu’est-ce que nous avons fait de nos jours off ? C’est une question qui revient souvent (bande de ~~jaloux~~ curieux !). Alors pour vous répondre, cela varie en fonction de chacun. En vrac, nous avons : le fameux rendez-vous chez le coiffeur, de la création graphique et musicale, du tennis, du bûcheronnage, du repos, des week-ends prolongés en famille, des grasses matinées, des massages, des virées entre amis, des RDV médicaux, logistiques, des réunions CJD et toutes les tâches “pénibles” administratives, ménagères, qui permettent de libérer notre charge mentale pour passer un bon week-end !…

La liste est non exhaustive et nous avons déjà plein d’autres projets pour la suite de l’expérimentation : se former sur la gestion forestière, donner du temps pour la SPA locale, déjeuner avec ses enfants, écrire…

Ce que cette journée nous apporte est sans surprise le gros point positif de la semaine de 4 jours ! En effet, en fonction des envies ou besoins de chacun, cela permet de tout simplement se reposer ou se détendre avec un effet bien-être, de se stimuler sur d’autres projets ou grâce à un environnement ressourçant, mais également de contribuer à travers des engagements associatifs.

Bilan du 28 juin

Lorsque nous avons établi le bilan de cette première phase d’expérimentation, nous avons fait le tour de ce que nous apportent les jours Off, côté perso et côté Orignal, mais également les points de vigilances.

Nous avons repris les critères que nous avions définis au démarrage de l’aventure. En synthèse, cela donne :

“Financier” : nous n’avons pas relevé d’incidence sur la trésorerie à ce stade. Mais il nous semble encore trop tôt pour en tirer une conclusion. Par exemple, en période de rush, nous avons sous-traité quelques projets sur le volet exécution, comme nous le faisons parfois. Nous ferons un comparatif en fin d’année au global pour savoir si nous avons plus sous-traité à chiffre d’affaires égal. À voir si le temps optimisé permet d’absorber cette sous-traitance supplémentaire… ou pas. Cela restera l’un des critères fondamentaux pour notre décision finale.
“Maintien qualité d’accompagnement client” : idem, nous n’avons pas eu de retours négatifs ou de mécontentements de la part de nos clients… Finalement, là où cela a été le plus compliqué, c’est pour nous en interne, trouver un rodage en termes d’organisation, notamment pour répondre aux urgences, en période intense. Ceci étant, les périodes tendues ont toujours existé à l’agence et ont toujours été source de stress ponctuels pour organiser les plannings de production. Même si nous avions invité nos clients à ne pas hésiter à remonter d’éventuelles insatisfactions, il sera intéressant de prendre le temps de les sonder plus précisément.
“Créativité” : les graphistes ont exprimé le fait que de concentrer le travail sur 4 jours facilite leur création, grâce au fait d’avoir plus de temps de “respiration” dans la semaine, de faire autre chose ou d’évacuer les tâches du quotidien le jour Off.
“Perso : gagner en sérénité” : Très majoritairement, les notions de bien-être et de plaisir ont été évoquées comme bénéfice personnel, avec notamment un bel équilibre pro/perso. Que les journées travaillées passent plus vite, avec la sensation d’être plus efficaces dans nos tâches et d’avoir une motivation accrue.
Seul bémol pour Marion, qui a évoqué le ressenti d’un pic de stress dû à la disparition d’une journée dans les plannings de prod. C’est notre premier point de vigilance pour la suite de l’expérimentation.
“Maintien cohésion interne” : chez nous, c’est un point très important ! Autant, nous ne ressentons aucune dégradation de cohésion interne à proprement parler, autant plusieurs personnes ont évoqué le risque que cela s’étiole dans le temps, car l’équipe était réunie en présentiel seulement le lundi. Même si nous sommes très connectés, cela ne suffit pas pour entretenir notre lien précieux. Deuxième point de vigilance donc.
“Image de marque Orignal” : on a été surpris par l’écho de notre démarche. Cela est raccord avec nos valeurs et notre positionnement. Cela renforce donc notre image de marque. Nous n’avons pas eu de retours ou d’interpellations négatives, peut-être cela arrivera-t-il plus tard.

Nous avons donc décidé de continuer l’expérimentation jusqu’à fin décembre, avec les modifications suivantes pour répondre aux 2 points de vigilance qui sont ressortis :

Modification du planning, Quentin vient à l’agence le lundi et mardi, afin d’avoir 2 jours tous ensemble et en présentiel
Quand il y a un jour férié dans une semaine, il devient automatiquement le jour Off, afin d’assurer 4 jours de production dans la semaine
Possibilité également de modifier exceptionnellement le jour Off en cas d’absence des autres (graphistes ou chefs de projet) pour assurer continuité des projets
De même, lorsqu’on veut organiser une journée de séminaire interne (environ 2/3 fois pas an), on le fait sur le jour Off
Organisation : on teste de faire le point prod le mardi matin plutôt que le lundi matin

Qu’est-ce qu’on peut retenir de cette première phase ?

D’abord que la confiance et l’envie de réussir ensemble est la clé de voûte d’une telle organisation. Déjà, en temps normal, nous ne sommes pas dans un management de “contrôle”. Chacun a confiance dans les autres membres de l’équipe, peu importe la relation hiérarchique. Il y a des projets à mener, tant que nos clients ont un résultat à la hauteur de leurs attentes et dans les temps prévus, c’est ce qui compte. Cette notion de confiance est fondamentale quand on décide que chacun peut organiser son planning comme il le souhaite, que certains jours sont télétravaillés et qu’en plus, on passe sur 4 jours ! Amis managers qui avez un fort besoin de contrôle sur vos équipes, passez votre chemin ou faites un travail sur vous-mêmes avant de mettre en place ce type d’organisation… Sinon, vous risquez de très mal le vivre ! 😉

Par ailleurs, il ne s’agit pas seulement de la question des 4 jours ou 32h. Le grand besoin d’adaptabilité pour trouver une organisation optimale vient de notre choix de proposer des plannings souples et personnalisés pour chacun, la possibilité du télétravail, 6 semaines de congés payés… en plus du jour Off dans la semaine. C’est un ensemble de paramètres qui impose aux membres de l’équipe de prendre en compte le planning de ses collègues. Nous devons donc nous adapter constamment. Tout le monde n’est pas forcément à l’aise avec ça. Donc pour que cette organisation soit une réussite, il faut trouver le bon équilibre et les bons outils pour l’ensemble de l’équipe.

Au-delà de l’aspect RSE, ce projet d’organisation est un formidable révélateur des points forts et points faibles de notre agence, qui existaient déjà avant (s’organiser entre période de rush et plus calmes, la rentabilité des projets créatifs…). En réduisant le temps de travail, nous sommes encore plus contraints d’améliorer ces points. Il faut le voir comme une chance !

Plus largement, ce projet prend place dans une vision globale de notre RSE, dans une volonté d’un peu plus de sobriété (terme tendance s’il en est un) et finalement il débouche sur des questions ou choix de vie quasi philosophiques (on a dit “quasi” hein).

Est-ce que ça vaut le coup ? En entendant les dirigeants qui peinent à recruter ou fidéliser les talents, en étant témoin de situations de burn out ou de souffrance au travail, on se dit que oui, ça vaut le coup ! Trouver un équilibre entre vie pro et perso, prendre du plaisir au travail et ne pas regretter d’être passé à côté d’autre chose dans sa vie, est une belle quête. Mais attention, ce n’est pas une solution miracle qui se met en place en un claquement de doigts, sans réfléchir, sans s’organiser en interne. Nous devons encore trouver le bon rythme et sans impacter notre rentabilité.

Rendez-vous en fin d’année pour voir si on a réussi notre pari ! Est-ce qu’on maintient les 4 jours, sur 32h ou 35h, est-ce qu’on revient “à la normale”… on fait tout pour vous tenir en haleine, n’est-ce pas ?

Pour illustrer ce premier bilan, nous vous invitons à découvrir le Podcast « Gagner sa vie sans la perdre » dans lequel nous avons été interviewés. C’est le premier épisode d’une série documentaire transmédia « Ralentir », réalisé par le magazine KAIZEN, KUB et Les Champs Libres. Bonne écoute !